Whistleblower
Kaj Larsens A/S’s whistleblowerordning for ansatte og samarbejdspartnere.
Whistleblowerordningen
Loven om beskyttelse af whistleblowere pålægger offentlige og private arbejdsgivere med 50 eller flere ansatte at implementere en whistleblowerordning, der kan gøre det muligt for ansatte at indberette interne overtrædelser.
Hvis du arbejder for Kaj Larsens A/S eller en af vores samarbejdspartnere og du ved noget – eller har en begrundet mistanke – om noget ulovligt, uetisk eller uforsvarligt, eller hvis der er alvorlige uregelmæssigheder i Kaj Larsens A/S, så har du nu mulighed for at videregive oplysningerne til whistleblowerordningen.
Sådan gør du
Indberetninger til Kaj Larsens A/S’ whistleblowerordning foretages via whistleblowerportalen.
Når du kommer ind på portalen, finder du en indberetningsformular og en postboks, der muliggør anonym kommunikation med Kaj Larsens A/S’ whistleblowerenhed.
Du finder whistleblowerportalen her.
Whistleblower-software leveres af Trusty AG.
KAJ LARSEN A/S WHISTLEBLOWERPOLITIK
Indledning
Whistleblowerordningen hos Kaj Larsen A/S har til formål at øge mulighederne for, at ansatte og samarbejdspartnere kan ytre sig om kritisable forhold på arbejdspladsen uden at frygte negative konsekvenser. Den skal således sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle lovovertrædelser og alvorlige uregelmæssigheder.
Hvem kan indberette til whistleblowerordningen?
Hvis du har kendskab til eller mistanke om uregelmæssigheder, ulovligheder eller anden uetisk adfærd i Kaj Larsen A/S, har du mulighed for at indberette det via whistleblowerordningen. Ordningen kan anvendes af både nuværende og tidligere medarbejdere samt samarbejdspartnere. Du kan tilgå whistleblowerordningen på vores hjemmeside www.kajlarsen-vvs.dk, hvor du kan udfylde et skema med de relevante oplysninger om din henvendelse.
Hvilke forhold kan indberettes?
Whistleblower-ordningen kan kun bruges til at indberette væsentlige forhold. Forhold, der ikke er alvorlige, som f.eks. lønklager, konflikter, uoverensstemmelser mellem medarbejdere eller ledere osv., skal ikke rapporteres via whistleblower-ordningen, men skal håndteres som sædvanligt, f.eks. ved at kontakte nærmeste chef. Alvorlige forhold, der kan rapporteres via whistleblower-ordningen, omfatter f.eks. oplysninger om:
• økonomisk kriminalitet (f.eks. tyveri, underslæb, bestikkelse, svindel eller dokumentfalsk)
• alvorlige overtrædelser af arbejdssikkerheden
• alvorlige overtrædelser af miljølovgivningen og forurening af miljøet
• fysisk og psykisk vold
• seksuelle overgreb
Listen ovenfor er vejledende.
NB: Hvis du er usikker på, om din observation skal rapporteres eller ej, anbefales du at gøre det.
Alle rapporteringer via whistleblower-ordningen vil blive behandlet.
Hvordan indberetter du?
Du indberetter forhold skriftligt via whistleblowerportalen på Kaj Larsen A/S’ hjemmeside. På indberetningssiden vil du blive bedt om at beskrive, hvad din mistanke eller oplevelse går ud på samt oplyse uddybende forhold, hvis du ønsker.
Mulighed for at være anonym
Whistleblowerportalen er en sikker måde at rapportere om eventuelle uregelmæssigheder eller overtrædelser i Kaj Larsen A/S. Du behøver ikke at oplyse dit navn eller andre personlige oplysninger, når du bruger portalen. Du kan vælge at være anonym, hvis du ønsker det. Vi behandler alle indberetninger fortroligt og retfærdigt.
Tavshedspligt og behandling af oplysninger
Medarbejdere tilknyttet Kaj Larsen A/S’s whistleblowerenhed har en særlig tavshedspligt vedrørende de oplysninger, de modtager i indberetningerne. Hemmeligholdelse gælder kun for de oplysninger, der indgår i rapporten. Hvis en rapport fører til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indhentes i den forbindelse, ikke være omfattet af hemmeligholdelse.
Hvordan håndteres indberetningen?
Ved modtagelse af en indberetning vil whistleblowerenheden hos Kaj Larsen A/S bekræfte modtagelsen inden for syv dage.
Herefter vil whistleblowerenheden nøje følge op på indberetningen. Indholdet og karakteren af indberetningen vil være afgørende for den efterfølgende opfølgning.
Whistleblowerenheden vil først vurdere, om indberetningen falder inden for rammerne af whistleblowerordningen. Hvis det konstateres, at indberetningen ikke er omfattet af whistleblowerordningen eller åbenlyst er ubegrundet, vil den blive afvist, og whistlebloweren vil blive informeret herom.
Hvis indberetningen er omfattet af lovens anvendelsesområde, vil den blive behandlet. Dette indebærer blandt andet, at whistleblowerenheden hos Kaj Larsen A/S, afhængigt af indberetningens karakter og indhold, vil søge yderligere oplysninger internt i organisationen. Om nødvendigt kan det også involvere yderligere dialog med whistlebloweren.
Inden for en periode på tre måneder fra bekræftelsen af modtagelsen af indberetningen vil whistleblowerenheden give tilbagemelding til whistlebloweren. Dette indebærer, at whistleblowerenheden, baseret på indholdet og karakteren af indberetningen, vil informere whistlebloweren om de initiativer, der er blevet iværksat eller overvejes, og begrundelsen for enhedens valg af denne opfølgning.
Hvis det ikke er muligt at levere feedback inden for den fastsatte frist, vil whistleblowerenheden hos Kaj Larsen A/S informere whistlebloweren om dette og angive, om der kan forventes yderligere feedback. Årsagen hertil kan eksempelvis være igangsættelse af en intern undersøgelse, der ikke kan afsluttes inden for den angivne tidsramme.
Tilbagemeldingen skal overholde de eksisterende lovbestemmelser, herunder reglerne om databeskyttelse. Dette indebærer, blandt andet, at der skal være et juridisk grundlag for videregivelse af følsomme oplysninger. Hvad der kan meddeles til whistlebloweren i opfølgningen, vil afhænge af en individuel vurdering af, hvilke oplysninger der kan deles, i overensstemmelse med lovgivningen.
